Un entretien se prend encore trop souvent en deux temps : on écoute, on note, puis on ressaisit dans un tableau. Voicetocell vise le contraire. On parle, la transcription arrive au fil de l’eau, et chaque réponse s’écrit dans la bonne cellule d’un classeur Excel. Voici comment l’outil procède, à qui il s’adresse, et ce que nous ne lui demandons pas de décider à votre place.
De la voix dans la pièce à la cellule du classeur
Le principe, tel que nous le décrivons sur le site du produit, tient en une phrase : vous déposez un classeur, vous parlez, les réponses s’écrivent pendant l’entretien. Rien à ressaisir, rien à réécouter pour remplir le tableau — la relecture, elle, reste possible, et souvent souhaitable.
Concrètement, l’enregistrement se fait dans le navigateur, sur un ordinateur ou un téléphone. Un détecteur d’activité vocale découpe la parole en courts segments, envoyés au fur et à mesure. Chaque segment est transcrit. Les voix sont distinguées, jusqu’à quatre. Un modèle d’IA lit ensuite le texte avec les questions du classeur, reconnaît qui parle, et rattache chaque réponse à la bonne question. La cellule se remplit en direct. À la fin, vous téléchargez le même fichier, rempli, avec la transcription à côté.
Le classeur attendu est un fichier .xlsx, avec un onglet « Entretiens » : une colonne par question, une ligne par entretien. Voicetocell lit les questions, choisit la prochaine ligne vide, écrit. Les anciens .xls, les .ods, certains exports .csv, peuvent être convertis à l’arrivée ; un questionnaire écrit en colonne, une question par ligne, peut être transformé en colonnes. Le fichier d’origine n’est pas modifié. Un modèle est proposé, et un guide d’utilisation décrit le chemin.
On peut ajouter un vocabulaire personnalisé : noms de produits, sigles, personnes. L’idée est que l’outil les écrive comme votre équipe les écrit, et non d’une façon approximative qui obligerait à tout corriger ensuite.
À qui cela sert, et dans quelles conditions
L’outil s’adresse à des équipes qui mènent des entretiens à partir d’un questionnaire déjà pensé en tableau : études, recueil de terrain, suivis structurés, préparations où les mêmes questions reviennent. Il n’est pas un dictaphone générique, ni un outil de réunion libre sans grille.
Il tourne dans un navigateur moderne, et peut s’installer comme une application sur iOS, Android, macOS et Windows. Une connexion réseau est nécessaire. On peut donc l’emmener sur le terrain, à condition d’avoir du réseau. Ce n’est pas un enregistreur hors-ligne qui synchronisera plus tard, au sens d’une application native conçue pour cela.
Un espace d’équipe permet d’inviter des collègues, de partager questionnaires et entretiens, à raison d’un siège par personne. L’historique conserve les entretiens et les transcriptions. Au moment où nous écrivons, une seule formule est proposée, facturée au siège, avec un essai de sept jours, sans carte, jusqu’à dix personnes pendant l’essai. Les prix à jour, hors taxes, figurent sur la page du produit : ils peuvent évoluer, et la TVA s’ajoute selon le pays. Un volume de jetons d’IA est inclus par siège et par mois, avec des packs si besoin ; le détail, là encore, se lit sur le site, pas comme un tarif figé dans cette note.
Chaque espace transcrit dans une seule langue, le français par défaut au moment où nous écrivons. D’autres langues sont possibles sur demande, le modèle vocal en comprenant beaucoup. On ne bascule pas de langue au milieu d’un espace sans l’avoir prévu.
Ce que l’outil fait bien, ce qu’il faut encore relire
Le gain le plus net, quand le classeur est bien préparé, est le temps de ressaisie, et la réduction des erreurs de recopie. La diarisation évite, autant que possible, de mélanger les questions de l’enquêteur et les réponses. Le vocabulaire personnalisé protège les noms propres. Le remplissage en direct permet de voir, pendant l’entretien, si une question n’a pas encore de cellule, et d’y revenir tant que la personne est là.
Il reste une relecture. Un rattachement automatique peut se tromper, surtout si deux questions se ressemblent, si la personne répond à côté, ou si plusieurs voix parlent en même temps. La transcription complète est conservée à côté : elle sert précisément à vérifier, pas à être ignorée parce que la cellule est déjà pleine. L’IA prépare le tableau. Elle ne signe pas le compte rendu à votre place.
Le fichier source, de même, se prépare. Des questions floues, un onglet mal nommé, des colonnes ambiguës, donneront un rattachement fragile. Quelques minutes sur le modèle de classeur évitent une heure de correction après coup.
Confidentialité : nous en parlons, et nous y reviendrons
Chaque segment audio est envoyé, via une connexion chiffrée, à l’API de transcription d’OpenAI, puis, par défaut, supprimé de notre serveur dès qu’il est transcrit, sauf si l’on active l’option pour conserver l’audio des segments. Le texte, pour remplir les cellules, passe aussi par l’API d’OpenAI. Selon la documentation que nous affichons, OpenAI n’utilise pas les données d’API pour entraîner ses modèles ; le détail est dans la politique de confidentialité du produit. Rien de ce que vous enregistrez n’est utilisé par nous pour entraîner un modèle.
Ce point mérite davantage que quelques lignes. Nous y consacrons la note suivante. Dès maintenant, il faut savoir ceci : le traitement n’est pas entièrement local dans le navigateur. Il passe par des API, de façon cadrée, avec une suppression par défaut de l’audio après transcription.
Un exemple typique. Une série d’entretiens suit la même grille : le métier de la personne, un outil qu’elle utilise, un irritant, un ordre de grandeur de budget. Le classeur a une colonne par thème. Pendant l’échange, l’enquêteur peut encore écouter, relancer, clarifier. Il n’a plus à jongler avec un stylo et un tableur à la fin de la journée. Le soir, il relit les cellules, corrige une formulation, vérifie un sigle grâce au vocabulaire, et n’ouvre la transcription complète que là où le rattachement semble trop court ou trop large. C’est un usage honnête de l’outil. Ce n’en est pas un que de laisser toutes les cellules telles quelles, sans aucun regard, puis de les présenter comme un recueil validé.
Nous recommandons aussi de limiter le nombre de questions vraiment distinctes. Une grille de soixante colonnes, dont la moitié se recoupe, fatiguera autant la personne interrogée que le modèle chargé de rattacher. Une grille courte, dans un onglet propre, donne de meilleurs cellules, et un meilleur entretien. L’outil n’efface pas cette exigence de méthode. Une bonne grille, un réseau stable, une relecture le jour même : ce sont encore les meilleurs ingrédients, avant même les réglages avancés de l’espace. Sans cela, le plus soigné des rattachements automatiques restera seulement un brouillon, utile, mais à reprendre avant de le faire circuler dans l’équipe.
Un entretien structuré, un classeur, une relecture
Voicetocell ne remplace pas la préparation d’un questionnaire, ni l’écoute. Il raccourcit le chemin entre la voix et la grille. Si vos entretiens tiennent déjà dans un tableau, et que la ressaisie est devenue le vrai coût, l’essai public permet de le vérifier sur un cas réel, avec votre propre fichier.
Pour en parler dans un projet d’équipe, ou pour voir si le format de classeur vous convient, vous pouvez aussi nous écrire via la page contact ou prendre un rendez-vous. On part du questionnaire, pas d’une démo décorative.