Dès que l’on enregistre un entretien, la question de l’audio se pose : où va-t-il, combien de temps reste-t-il, qui peut le réécouter, sert-il à entraîner un modèle ? Dans Voicetocell, nous avons voulu des réponses écrites, visibles, plutôt qu’une formule vague de « confidentialité par conception ». Voici le chemin d’un segment, depuis le micro jusqu’à sa suppression — ou à sa conservation, si vous la demandez.
Le chemin d’un segment, étape par étape
L’enregistrement se fait dans le navigateur, sur un ordinateur ou un téléphone. Un détecteur d’activité vocale coupe la parole en courts fichiers, typiquement de quelques secondes, et les envoie au fur et à mesure. On n’attend pas la fin de l’heure pour tout transférer d’un bloc.
Chaque segment part ensuite, via une connexion chiffrée, vers l’API de transcription d’OpenAI. Le service renvoie du texte, et contribue à distinguer les voix, jusqu’à quatre dans un entretien. Chez nous, par défaut, le segment audio est alors supprimé de notre serveur, dès qu’il est transcrit. L’interface le montre dans le journal de l’entretien : segment reçu, transcrit, voix distinguées, audio supprimé, lorsque c’est le cas.
Pour écrire la réponse dans la cellule, le texte du segment et les questions du classeur passent aussi par l’API d’OpenAI. Ce n’est plus de l’audio, c’est du texte, mais c’est encore un envoi à un prestataire. Nous le disons dans la FAQ du produit, sans le noyer. La politique de confidentialité détaille le cadre. Selon ce que nous y indiquons, OpenAI n’utilise pas les données d’API pour entraîner ses modèles. De notre côté, rien de ce que vous enregistrez n’est utilisé pour entraîner un modèle.
Il reste la transcription, l’entretien, le classeur rempli, dans votre espace, selon les règles de conservation du service, tant que le compte et l’espace existent. Ce n’est pas la même chose que garder l’onde sonore. Beaucoup d’équipes ont besoin du texte, pas du fichier audio, une fois la grille remplie et relue.
L’option « conserver l’audio », un choix, pas un défaut
On peut activer une option pour conserver l’audio des segments. Ce n’est pas le comportement par défaut. Elle existe pour les cas où une réécoute est réellement nécessaire : un doute sur une transcription, une exigence interne de preuve, une revue. Elle a un coût de responsabilité : des fichiers nominatifs, des voix, restent alors disponibles plus longtemps, chez nous, dans le cadre de cette option.
Si vous n’en avez pas besoin, laissez la suppression automatique. C’est le réglage que nous recommandons, parce qu’il réduit ce qui reste après la transcription, et parce que la grille, plus la transcription écrite, suffisent souvent à relire. Si vous l’activez, décidez qui y a accès, combien de temps, et quand vous cesserez d’en avoir besoin. Un espace d’équipe n’est pas un tiroir sans fond.
Dans tous les cas, l’essai, l’abonnement, la résiliation, ne s’accompagnent pas d’une disparaition brutale des données utiles de l’espace selon ce que décrit le produit : à la fin de l’essai, l’enregistrement peut se mettre en pause jusqu’à l’abonnement, mais les entretiens, transcriptions et classeurs restent dans l’espace. En cas de résiliation, l’offre reste active jusqu’à la fin de la période payée, puis l’enregistrement se met en pause ; les données restent disponibles. Ce n’est pas une invitation à tout laisser dormir sans politique interne. C’est le comportement du service, tel que nous le documentons, à relier à vos propres règles de conservation.
Ce que cela implique avant même d’appuyer sur enregistrement
Un entretien est un traitement de données, souvent personnelles, parfois sensibles selon ce qui se dit. Voicetocell n’enlève pas cette qualification. Il la cadre, avec un prestataire nommé pour la transcription et le rattachement, un chiffrement en transit, une suppression par défaut de l’audio, une option explicite si l’on veut le garder.
Avant d’enregistrer, il faut que les personnes présentes sachent qu’il y a enregistrement, pourquoi, et ce qu’il devient. Le produit ne remplace pas cette information, ni le fondement que vous avez — ou non — pour mener l’entretien ainsi. Nous ne rédigeons pas ici une analyse juridique pour tous les cas. Nous disons que l’outil ne doit pas être sorti comme un micro caché. Un entretien posé, annoncé, avec un questionnaire clair, est la seule façon honnête de s’en servir.
Le vocabulaire personnalisé, les questions du classeur, les noms que l’on ajoute, partent aussi, sous forme de texte, dans le traitement qui remplit les cellules. On n’y met pas des secrets inutiles. On y met ce qui aide à écrire juste, pas un annuaire complet « au cas où ».
Les jetons d’IA, comptés pour le rattachement des réponses, ne changent pas cette architecture. S’ils viennent à manquer, la transcription peut continuer d’être enregistrée, et seul le remplissage automatique des cellules se met en pause, jusqu’à l’ajout d’un pack, dans les conditions du moment, indiquées sur le site. L’audio, lui, suit toujours la même règle de suppression ou de conservation, indépendamment de ce compteur.
Local, serveur, prestataire : trois lieux, un seul récit clair
Le micro et le découpage initial vivent dans le navigateur. La transcription et le rattachement passent par des API d’OpenAI, depuis notre serveur, de façon chiffrée. L’espace d’équipe, les classeurs, les transcriptions, vivent dans le service Voicetocell. Par défaut, l’onde sonore ne s’y attarde pas.
Ce n’est donc pas un outil « 100 % local, rien ne sort de la machine ». Nous ne le présentons pas ainsi. C’est un outil qui assume un prestataire de transcription, et qui réduit ensuite ce qu’il garde, surtout côté audio. Si un projet exige un traitement entièrement sur un serveur que vous maîtrisez, sans API extérieure, ce produit n’est pas le bon, et il faut le dire avant l’essai, pas après.
La documentation publique — FAQ, politique de confidentialité, mentions — reste la référence. Si un point évolue, c’est là qu’il faut le lire, pas dans une phrase d’article devenue trop ancienne.
Un cas fréquent, dans les équipes, est la tentation de tout garder « au cas où ». L’option de conservation de l’audio, la transcription, le classeur, les invitations larges : on accumule. Six mois plus tard, plus personne ne sait pourquoi tel entretien est encore là, ni qui peut le réécouter. Nous conseillons une règle interne écrite, même courte : durée de conservation des transcriptions, sort de l’audio si l’option a été activée, personnes habilitées, sort des données à la fin d’une étude. Le produit donne des comportements par défaut et des options. Il ne remplace pas cette règle.
Il faut aussi distinguer ce que l’on dit dans l’entretien et ce que l’on écrit dans le classeur. Une personne peut glisser une information trop personnelle, hors sujet. La transcription la captera. La relecture permet, le cas échéant, de traiter ce passage selon vos règles, plutôt que de le laisser circuler dans un export. L’outil remplit des cellules. Il ne fait pas le ménage éthique à votre place.
Savoir ce que l’on enregistre, et ce que l’on garde
Voicetocell sert à remplir un classeur pendant un entretien, pas à constituer une phonothèque par défaut. L’audio passe, se transcrit, et disparaît de notre serveur, sauf choix contraire, explicite. Les personnes présentes doivent le savoir. L’équipe qui relit s’appuie d’abord sur le texte et sur les cellules, et seulement, si besoin, sur un son conservé volontairement.
Si cette architecture correspond à vos entretiens, l’essai est ouvert sur le site du produit. Si vous voulez la relier à une politique interne, ou à un protocole d’enquête, nous pouvons en parler. La page contact de l’agence, ou un rendez-vous, permettent de partir des contraintes réelles, pas d’une promesse vague de confidentialité.